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制度与执行无缝对接
中国质量新闻网  2012-03-07 08:24:11

陕西省人大常委会办公厅行政处全面导入ISO9001质量管理体系

制度与执行无缝对接

    □ 齐继战 本报记者 王 梅

    一般文件处理时间由原来的7天至15天缩减到1天至3天;数以千计的各种文件档案工作人员能在两分钟内准确无误地找出。这是陕西省人大常委会办公厅行政处全面导入ISO9001质量管理体系,使各项工作更趋科学、规范的结果。日前,行政处贯彻实施ISO9001质量管理体系正式通过方圆标志认证集团陕西有限公司的认证,取得认证证书。

    陕西省人大常委会是陕西省地方国家权力机关,其职能涉及到国民经济的所有领域。要保障人大职能有效发挥,后勤保障工作至关重要,特别是其办公厅行政处,负责机关车辆、通讯、文印、物业管理、“三会”组织等服务保障工作,会议多、任务重、事情繁琐是行政处的特点,稍有差错就可能造成严重的后果。

    因此,建立符合自身实际的质量管理体系和控制方法,成为行政处探索提高工作效率和管理水平的主要思路。基于此,该省人大决定在行政处进行ISO9001质量管理体系试点,通过建立规范的工作流程和标准,明确每个岗位的工作职责,合理配置人力资源,做到人尽其职,提高员工素质、提高工作效率。

    把质量管理体系运用到行政机关,并不是件容易的事。首先要解决认识问题,科学、规范、严谨的工作流程是确保工作质量的关键;需要科学制定程序文件,确保体系运行过程中既合乎规范又便于操作;需要员工全力配合,克服长期形成口头交接工作的不良习惯。

    一把手亲自抓成为提升该项工作执行力的关键。陕西省人大秘书长桂维民亲自部署动员,多次召开动员会、协调会,从政策支持、资金保障上解决工作中的难题。

    细化管理、完善考评机制是提高执行力的又一措施,行政处制定了《职位说明书》,明确规定每个工作岗位的职责、权限、工作标准,并制定了考核办法,细化了考核内容和程序,通过量化考核指标,有效地促进工作人员按照标准体系要求按照程序要求完成各项工作。

    同时加大培训力度,聘请专家讲解《程序文件》中各项内容,提高工作人员对ISO9001质量管理体系的认识和理解。

    把ISO9001质量管理体系运用到行政机关,需要结合单位工作特点,科学制定程序文件。行政处积极与行业专家联系,发挥专业机构的优势来指导质量管理体系建设、运行。

    按照“写我所做的、做我所写的、记我做过的、纠我做错的”原则,结合行政处的工作特点,经过深入调研,建立了满足机关行政管理需要的程序文件及质量文件。同时大胆设计优化工作流程,明晰每个具体工作环节的责任主体,确保办文、办会、办事各项工作都有程序要求。

    历时8个月,涉及1个《管理手册》、18个《程序文件》、1个《资源手册》和涉及5部分17项与处室管理工作紧密联系的《工作规范》整套体系文件制定完成。至此,行政处大到一项决策的实施,小到会议过程中服务员续水都被纳入到管理体系之中。

    有了程序文件,执行力的不断加强,行政处工作运行让人耳目一新。以行政处档案管理为例,在程序文件中,他们专门制定的《文件管理办法》对文件管理详细规定,将所有文件进行分类编号,并编制文件目录,按文件类别合理归档,指定专人负责。现在无论是纸质文件还是电子文件,工作人员都能准确、快速查找出。彻底解决了以前由于制度不完善,甚至制度和执行的脱节,造成难以找到文件的难题。

    行政处档案管理的成效,为他们赢得了荣誉。2011年陕西省人大办公厅对机关各处室目标责任考评中,行政处档案管理在全机关23个处室中获得第一名。《中国质量报》

 
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